60ª Reunião Anual da SBPC

INTRODUÇÃO:

Os relatórios são peças documentais que registram as principais atividades desenvolvidas no contexto de um determinado trabalho. São instrumentos fundamentais para que os Gestores tomem decisões acertadas sobre o processo decisório. No caso de ações em curso, um relatório pode indicar a necessidade de mudança de rumos ou a definição de novas ações. O grande problema encontrado hoje em dia, na maioria dos relatórios, é o paradigma de se considerar que tudo é tão importante, que nada deve ser omitido. Assim, os relatórios terminam se constituindo em peças pesadas e complexas, das quais os Gestores fogem da sua leitura habitual, deixando de considerar informações importantes que dele constam. Um dos princípios atuais da gestão é menos quantidade de dados e mais qualidade da informação. O mais difícil no processo de elaboração de relatórios é, justamente, decidir quais informações devem ser mantidas e quais podem ser descartadas. A resposta para esse impasse dependerá do(s) usuário(s) final(is) do documento. É necessário que este(s) tenha(m) perfeita clareza de quais informações são primordiais para o seu dia a dia.

METODOLOGIA:

Para o estudo foi necessário o entendimento das informações disponíveis sobre investimento;estudo dos relatórios do banco custodiante e da risk office – empresa de avaliação de riscos;reuniões com a Diretoria Administrativa-Financeira;definição dos parâmetros mais significativos;redesenho de novas planilhas para registro diário e cumulativo das informações e a estruturação do relatório

RESULTADOS:

Os atuais relatórios, apesar de completos, são bastante densos e excessivamente complexos. A idéia era possuir um documento sintetizador das atuais informações com base nas suas principais variáveis. Ou seja, aquelas que, de uma forma ou de outra, são objeto de esclarecimentos constantes para Conselheiros, demais Diretores e Participantes. O relatório proposto possui uma triagem de variáveis as quais foram previamente discutidas com o Diretor Administrativo-Financeiro. Foi concebido para ser ativado diariamente, onde as planilhas eletrônicas são alimentadas por Colaborador responsável ou estagiário. Assim, diariamente, os dados são recalculados por acumulação e os gráficos são atualizados. Todas essas informações remetem para uma última planilha, automaticamente gerada, onde é visível o relatório final, que inclusive permite ao Diretor Administrativo-Financeiro registrar observações pertinentes e relevantes. Para isso, foi criada uma planilha de registros, tipo “diário de bordo” ou ”livro de ocorrência”, para a qual o Gestor dever estar atento a incidentes ou eventos, simples porém significativos, representativos de uma operação e/ou que possam afetar a dinâmica financeira da empresa.

CONCLUSÕES:

É essencial que os dados sejam alimentados diariamente e que, à medida que um fato muito importante aconteça, este seja registrado textualmente, independente do relatório somente precisar ser concluído em outro momento. Isso facilitará o fechamento do relatório final, pois em qualquer momento o “diário de bordo” poderá ser consultado e poderão ser resgatadas, com precisão e sem esquecimentos, as informações relevantes. Sabemos que o ato de registrar todas as ações realizadas ou a realizar é uma das mais importantes características de pessoas e empresas organizadas. Nem sempre isso é fácil de ocorrer, pois demanda muita disciplina. O que a equipe Inova Faceal está propiciando é a oportunidade de uma mudança de hábito que protegerá o Gestor, quanto às suas responsabilidades, e protegerá a organização, quanto à minimização de falhas na gestão do investimento. Longe de se dizer que as operações financeiras não estão sendo registradas, pois isso é prática evidente no Fundo de Pensão, o que se pretende evidenciar é que as ações, por trás dela, deveriam também constar dos registros, fato esse justificado pelo grande volume de aporte de recursos movimentados em cada operação.

Palavras-chave: relatórios, investimentos, fundos de pensão

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